Migración CRM: Por qué recomendamos a todos nuestros clientes tener una base de datos centralizada.
El problema
Es tan aburrido. El marketing en el mundo actual debería ser influencers, creación de videos, modelado dinámico de contenido con IA, chicos y chicas sexys en trajes llamativos, y fotografía de producto hermosa con gafas carísimas y gotas de agua.
¿Bases de datos, eh? Bueno, en realidad también pueden ser bastante sexys. Tuvimos una experiencia con nuestro cliente , la Fundación de Estudios Bursátiles y Financieros, que tenía una base de datos de contactos hecha en PHP alrededor de 2011 (fue una auténtica pesadilla) porque cuando se creó el software, el desarrollador no pensó en absoluto en el uso práctico de la base de datos, lo que dejó a un pobre administrador buscando formas poco convencionales de guardar información importante en un software claramente inadecuado.
El problema residía en que tenián contactos de personas que asisitieron a sus cursos, que cursaron un master con ellos, que se subscribieron a la newsletter de la Fundación, que llamaron por teléfono, escribiron whatsapps o e mails. Pero no había forma de filtrar, seleccionar, en una palabra segmentar para aumentar las ventas de cursos y masteres de formación jurídica y financiera. En una palabra poner a trabajar el marketing para vender o que quieres a tu potencial cliente.
¡Entra Shop Explosion!
Lo primero que necesitábamos hacer era descargar una copia en bruto del software y todo su contenido. Tenía esta pinta:
Que, francamente, es una aplicación de base de datos open source realmente buena, pero utilizada de forma totalmente equivocada, lo que dio como resultado una estructura compleja y fea.
Esta es una de las capturas que recibimos del cliente:
No es exactamente Gigi Hadid en un yate bebiendo una mimosa, ¿verdad?
El problema con FEBF era que una de las columnas de datos (“Identificación” en la captura) solo permitía 3 valores con un límite máximo de carácteres, cuando en realidad se necesitaban hasta 10 valores, y en el futuro esto podría incluso aumentar hasta 20.
La solución improvisada internamente fue crear un código abreviado en el tercer campo para añadir los datos en forma reducida, que solo podía leer la única persona que lo había escrito (eso sí, haciendo todo lo posible para que fuera lo más comprensible posible).
Desarrollando opciones para una solución
La realidad es que soluciones open source como esta, aunque altamente eficientes y económicas, requieren mantenimiento constante: añadir campos, reestructurar tablas y gestionar los datos para asegurarse de que la base de datos funcione siempre correctamente.
Este punto de dolor ha dado lugar a una gran cantidad de aplicaciones basadas en SaaS (esta es una imagen real de https://content.martechday.com/state-of-martech-2025.pdf).
Necesitábamos una solución capaz de importar todos los campos, añadir campos personalizados, que pudiera ser gestionada fácilmente por el equipo interno, con un precio razonable y, más importante de lo que podría parece, que tuviera una interfaz moderna con funciones de búsqueda y segmentación.
Después de buscar y hablar con hasta 20 proveedores, finalmente elegimos Clientify como nuestro software. ¿Por qué?
Clientify (opinión personal, no nos pagan nada)
Gran aplicación. Este software ofrece muchas funcionalidades, pero a nosotros nos interesaban las herramientas de comunicación; esto nos permitió subir más de 20.000 contactos con todos los campos relacionados exportados desde la base de datos original.
Clientify también es una empresa con sede en España, lo que significa que la documentación está mucho más completa en español que en inglés (normalmente ocurre al revés). La aplicación también cuenta con funciones de segmentación que solo se encuentran en softwares extremadamente caros en entornos corporativos, pero con operadores IF ELSE flexibles y fáciles de entender, lo que le da al equipo de FEBF la capacidad de subir y gestionar sus propios datos.
Así que, con nuestro nuevo CRM seleccionado, tuvimos que encontrar la manera de trasladar todos los datos de la base de datos PHP al reluciente nuevo CRM SaaS. Más fácil decirlo que hacerlo.
¡Entra Martyn (nuestro experto en PHP)!
Traduciendo una base de datos PHP a un CSV para subirlo.
Las bases de datos PHP dentro de aplicaciones como la nuestra no están configuradas como uno podría imaginar. Se usan códigos para relacionar datos con campos, y esto significa que, para vincular todos los datos a campos legibles que luego pudieran ser interpretados por Clientify, tuvimos que hacer algo así como la Piedra Rosetta: traducir los valores de los campos a códigos que equivalieran a un campo específico.
Después de varias exportaciones, finalmente obtuvimos los datos en un CSV limpio con más de un millón de registros. Para subirlos a Clientify, la aplicación ofrece una importación con mapeo de campos fácil de usar, así que fue un proceso sencillo crear campos personalizados en Clientify y mapear los campos antiguos a los nuevos.
Y ahí estaba, en todo su esplendor: una interfaz moderna que contenía exactamente los mismos datos de la antigua base de datos PHP.
Why do all this?
Vamos al grano. La razón por la que en Shop Explosion encontramos esto tan “sexy” es que ahora tenemos todos los contactos, con toda su información lista para ser segmentada en listas y enviar comunicaciones a las personas correctas en el momento adecuado.
Un ejemplo en este caso: algunos de los contactos asisten a cursos de formación, mientras que otros asisten a eventos corporativos. Con una única lista, tendríamos que enviar todos nuestros correos electrónicos a toda la lista, lo que significaría que los contactos interesados en cursos de formación recibirían comunicaciones sobre próximos eventos corporativos.
Aquí es donde Clientify usa “segmentos” para crear listas según los datos del CRM. Así que…
SI el campo “Curso de Formación” = “no está vacío”, eso significa que un usuario ha asistido previamente a un curso de formación. Pero, ¿y si ese mismo usuario también ha asistido a un evento corporativo? Ahora podemos usar los operadores lógicos de Clientify para profundizar en un segmento…
Y el campo “Evento” = “está vacío”.
Con estos dos simples operadores lógicos, podemos enviar comunicaciones por correo electrónico únicamente a los usuarios interesados exclusivamente en cursos de formación. Y esto es importante para una organización como FEBF, que necesita enviar comunicaciones formales y profesionales a las personas correctas en el momento adecuado.
¿Es todo esto realmente obvio?
Para nosotros, esto es fundamental en marketing. Nos encanta el diseño, nos encanta crear contenido, redactar publicaciones, crear anuncios, nos encanta el marketing de influencers. Pero la verdad es que, sin una base de datos centralizada que contenga la información de tus contactos, y que luego pueda usarse para dirigir campañas de manera efectiva, realmente no importa qué supermodelo elijas: tus correos electrónicos no llegarán a las personas correctas en el momento adecuado.
Si quieres saber más sobre nuestros servicios, contáctanos en info@shopexplosion.es
